مدیریت زمان، همیشه دغدغه آدم‌ها بوده و هست. مخصوصاً در زمانه امروزی که همه در حال دوندگی برای رشد و پیشرفت خودشان هستند. خیلی وقت‌ها بعضی از دوستانم به من می‌گویند که نمی‌دانند چطور اوقاتشان را مدیریت کنند. سراغ کار می‌روند و زندگی و روابطشان دچار مشکل می‌شود. از طرفی وقتی کارشان را کمتر می‌کنند، زندگی و درآمدشان دچار مشکل می‌شود.
این مشکل تقریباً برای همه افراد پیش آمده. برای همین هم تصمیم گرفتم موضوع صحبت این بارمان در مورد این باشد که چطور زمانمان را مدیریت کنیم؟ پیشنهاد می‌کنم برای دانستن روش‌های آن ادامه مطالبی که قرار است بگویم را از دست ندهید!
چرا مدیریت زمان مهم است؟
اگر بخواهم تعریف ساده و خلاصه‌ای از مدیریت زمان داشته باشم، می‌توانم اینطور بگویم که مدیریت زمان یعنی برنامه‌ریزی و کنترل زمان برای انجام فعالیت‌های خاصی که در طول روز با آن‌ها درگیر هستیم. مهم‌ترین ویژگی که یک مدیریت زمان خوب برای شما دارد، این است که می‌توانید در مدت زمان کمتر، کارهای بیشتری انجام دهید.
درنتیجه نگرانی‌هایی که در مورد رسیدگی به کارهای مهم دارید هم از بین می‌رود و به موفقیت‌های زیادی دست پیدا می‌کنید. پس مهم است که بتوانید اوقاتتان را خوب مدیریت کنید و برنامه‌ریزی بهتری برای کارهایتان داشته باشید؛ حالا چطور باید این کار را بکنید؟
رسیدگی به همه کارا شاید برای خیلی از آدما غیرممکن باشه امّا باید بدونین که اصلاً اینطور نیس! اگه بتونین مدیریت خوبی از زمان بندیای روزمرتون داشته باشین، هم به همه کارایی که دارین میرسین و هم تایم اضافه برای سرگرمی و استراحتتون پیدا می‌کنین.
راه‌های داشتن مدیریت زمان موثر
مدیریت زمان کار سختی نیست؛ البته اگر روشش را بلد باشید. روش‌های انجام این کار خیلی ساده است و همین‌جا چند تا از کاربردی‌ترین و مهم‌ترین آن‌ها را برایتان توضیح می‌دهم. دقت کنید که بحث انتخاب یک روش نیست؛ شما باید تمام این 8 مورد را باهم انجام دهید تا بتوانید به نتیجه خوبی برسید.
1) هدف‌هایتان را درست مشخص کنید
اول از همه، پیشنهاد می‌کنم هدف‌هایی که برای زمان‌بندی‌تان باید در نظر بگیرید را طوری انتخاب کنید که خیلی دور از ذهن و غیرقابل دسترس نباشند. چیزی که می‌خواهم بگویم این است که در تعیین هدف‌هایتان یک‌جورایی باهوش عمل کنید. یعنی تمام اهدافی که جایی در زمان‌بندی‌تان دارند را طوری بچینید که این شرایط را داشته باشند:
- با اهمیت
- قابل پیش بینی
- قابل انجام
- مربوط به زمان حال
- مرتبط با شرایط شما
اگر حتی اهدافتان یکی از ویژگی‌ها را نداشت، یعنی یک جایِ کار می‌لنگد. دقیقاً همین می‌شود که مثلاً در پایان روز می‌بینید تمام وقتتان رفت برای کارهای کم اهمیت؛ یا مثلاً فقط زمان برای یک کاری در نظر گرفتید امّا موقع انجامش، متوجه می‌شوید فعلاً قابل انجام نیست.
از دستش نده: وابی سابی چیست؟
2) اولویت بندی‌های هوشمندانه داشته باشید
کارهایتان را بر اساس اهمیت و فوریتی که دارند، اولویت بندی کنید. بگذارید همین‌جا یک مثالی برایتان بزنم که خوب متوجه منظورم بشوید. فرض کنید یکسری لیست از کارهایتان دارید که می‌خواهید مدیریت زمان مناسبی برایشان داشته باشید. بهتر است برنامه‌ریزی‌تان را اینطور انجام دهید که:
- کارهای مهم و فوری: این‌ها کارهای مهمی هستند که خیلی زود باید انجام شوند.
- کارهای مهم و غیرفوری: این کارها اهمیت زیادی دارند امّا لازم نیست عجله‌ای در انجامشان داشته باشید و می‌توانید یک وقت مناسب برای انجامشان در نظر بگیرید.
- کارهای فوری و کم اهمیت: یک سری از کارها که باید به موقع انجام شوند امّا اهمیت زیادی ندارند، برای همین هم می‌شود انجامشان را به یک نفر دیگر سپرد.
- کارهایی که نه مهم هستند و نه فوری: این کارها آخرین مواردی هستند که باید سراغشان بروید.
وقتی کارهایتان را اینطور دسته‌بندی کنید، قطعاً در پایان روز می‌بینید تمام کارهایی که باید حتماً انجام می‌دادید را انجام دادید و بخشی از زمانتان را هم برای کارهای دیگر گذاشتید.
3) ددلاین تعیین کنید
کارهایی که برایشان زمان بندی می‌کنید، باید یک محدودیتی هم در زمان انجامشان در نظر بگیرید. منظورم این است که می‌توانید تعیین کنید که مثلاً " فلان کار را باید تا دو روز آینده یا آخر وقت اداری امروز تمام کنم ". این کار باعث می‌شود که تسلط بیشتری روی زمان بندی کارهایتان داشته باشید و راندمان را بالا ببرید.
وقتی دِدلاین یا همان زمان مشخصی را برای تمام کردن هر کاری مشخص کنید، باعث می‌شود که در صورت ایجاد هر مشکل یا تغییر، فرصت کافی برای برطرف کردن آن داشته باشید. یعنی مثلاً اگر حجم کارهایتان زیاد است و باید تمام آن‌ها را برای امروز تمام کنید، می‌توانید بعضی از آن‌ها را به یک نفر دیگر بسپارید و به همه آن‌ها هم برسید.
4) برای خودتان زمان استراحت در نظر بگیرید
همه کارهایتان را پشت سَر هم انجام ندهید. اگر می‌خواهید مدیریت زمانتان نتیجه دهد، خودتان را بیش از حد خسته نکنید. این شرایط تاثیر زیادی در عدم تمرکز و کاهش انگیزه‌تان دارد و همین مسئله مشکلات زیادی را برای شما به وجود می‌آورد. برای همین هم لازم است بین کارهایتان کمی به خودتان استراحت بدهید.
کارهایی مثل یک پیاده روی کوتاه، مدیتیشن، چُرت و اینجور چیزها، می‌توانند استراحت و زنگ تفریح خوبی بین فعالیت‌هایتان باشند تا کمکتان کنند برای ادامه کارهایتان، انرژی کافی داشته باشید.
پست اینستاگرام: تاثیر مدیتیشن بر افسردگی
5) قوانینی برای خودتان مشخص کنید
خودتان را درگیر روزمرگی‌ها نکنید. مشخص کنید که هر کاری در چه موقعی انجام شود، بهتر است. بعضی کارها احتیاج به صرف زمان و دقت بیشتری دارند؛ برای همین هم لازم است بعضی روزها را فقط صرف انجام آن‌ها کنید. مثلاً فرض کنید شما در شرکتی کار می‌کنید که مدیرعامل‌تان در روز‌های خاصی وارد شرکت می‌شود. شما می‌توانید کارهایی که احتیاج به بررسی او دارند را داخلِ یک لیست بنویسید و در آن روز با او هماهنگ کنید.
6) کارهایی که مهم نیستند را کنار بگذارید
کارهای غیرضروری را از زمان‌بندی روزانه خودتان حذف کنید. همان زمانی که قرار است صرف این کارها کنید را برای کارهای مهم‌تر یا استراحت بیشتر بگذارید. تصمیم بگیرید که اگر کاری آنقدر ارزش ندارد که زمانتان را درگیر آن کنید، انجامش را به یک نفر دیگر بسپارید و یا از برنامه روزانه‌تان کلاً حذفش کنید.
از دستش نده: روش‌های تصمیم‌گیری صحیح و کاهش درصد خطای تصمیم
7) حتماً برنامه ریزی داشته باشید
برای خود و روزی که قرار است سپری کنید، ارزش قائل شوید. اگر قرار است یک سری کارها را در روز‌های مشخصی انجام دهید، حتماً از روز قبل برایش برنامه‌ریزی کنید. حتی می‌توانید بعد از تمام شدن یک روز کاری، کارهایی که انجام داده‌اید را لیست کنید و برنامه روز بعد را هم بر اساس زمان بندی آن روز بچینید.
مدیریت زمان مناسب، چه مزایایی برایمان دارد؟
مدیریت زمان تاثیرات مثبت زیادی در زندگی‌تان دارد. مدیریت زمان باعث کاهش استرس، افزایش راندمان، افزایش میزان موفقیت و رشد شخصی‌تان می‌شود. برای این که بیشتر با مزیت‌های این کار مهم آشنا شوید، چند مورد از آن‌ها را به شما معرفی می‌کنم تا ببینید که چقدر حتی استفاده بهینه و تخصیص بهتر زمان، می‌تواند زندگی و شرایط شما را تغییر دهد.
کاهش اضطراب
اگر یک برنامه درست کاری داشته باشید، قول می‌دهم اضطراب‌ها و نگرانی‌هایتان از انجام کارهای مهم تا حد زیادی کم شود. وقتی که لیست کارهای روزانه‌تان را آخر هر روز چک کنید، متوجه این پیشرفت می‌شوید. این کار آرامش بیشتری به شما می‌دهد و به‌طور کلی تمرکزتان را برای انجام کارهای مهم‌تر افزایش می‌دهد.
افزایش زمان
مدیریت کردن درست زمان، این فرصت را برایتان به وجود می‌آورد که بتوانید کارهایتان را سریع و به موقع انجام دهید و با وقت اضافه‌ای که برایتان می‌ماند، فرصتی داشته باشید که به خودتان برسید و کمی استراحت کنید. شاید فکر کنید که چطور ممکن است وقتی همیشه چند تا از کارهایم مثلاً 8 ساعت زمان نیاز داشتند، حالا با 6 ساعت تمام شوند؟
باور کنید اصلاً چیزِ عجیب و غریبی نیست. اگر خیلی خوب بتوانید برنامه‌ریزی کنید و مدیریت زمان درستی داشته باشید، می‌توانید در زمان کمتری کارهای بیشتری را حتی با کیفیت بهتر انجام دهید. هر چقدر زمانتان را بهتر مدیریت کنید، زمان بیشتری هم می‌توانید برای خودتان داشته باشید.
از دستش نده: چطور به آرزوهایمان برسیم؟
موفقیت بیشتر
مدیریت زمان و زمان بندی مناسب موضوعی است که خیلی از کارفرماها به آن توجه دارند. در واقع کسی که بتواند استعداد خوبی از خود در مدیریت اوقات نشان دهد، به موقع به کارهای خود می‌رسد و می‌تواند توانایی‌هایی بیشتر از خود را به دیگران معرفی کند.
تحقق اهداف
زمان بندی و مدیریت درست زمان، باعث افزایش تمرکزتان می‌شود. اگر زمان بندی خوبی داشته باشید، می‌توانید از فرصت‌هایتان هوشمندانه‌تر استفاده کنید و راه‌های ساده‌تر و کوتاه‌تری را برای رسیدن به هدف‌هایتان انتخاب کنید. همه ما دنبال رسیدن به یکسری اهدافی هستیم که از قبل مشخص کردیم. خُب چه بهتر که احتمال رسیدن به آن‌ها را بیشتر و زمان رسیدن را کم و کمتر کنیم؛ درسته؟
پیشنهاد کتاب: پیشنهاد می‌کنم کتاب مدیریت زمان از برایان تریسی را حتماً بخوانید.
حالا نداشتن مدیریت زمان، چه معایبی دارد؟
همان‌طور که یک زمان بندی مناسب می‌تواند برای شما مفید و سودمند باشد، قطعاً بی برنامگی و بی توجهی به زمان هم ضررهای زیادی برایتان خواهد داشت. همه ما این را می‌دانیم که زمانی که می‌گذرد دیگر قابل برگشت نیست و ممکن است بسیاری از فرصت‌هایی که ساده از کنارشان می‌گذرید، سال‌ها طول بکشد تا دوباره به وجود بیایند یا اصلاً دیگر هیچوقت سَر و کله‌شان پیدا نشود. برای همین هم خیلی مهم است که بتوانید اوقات و زمانی که دارید را به‌خوبی کنترل و مدیریت کنید.
شاید با این حرف‌هایی که می‌زنم خیلی موافق نباشید امّا بیایید باهم چند تا از معایب بی‌برنامگی و عدم مدیریت درست زمان را مرور کنیم تا خودتان ببینید که با چه آسیب‌هایی ممکن است مواجه شوید:
گردش کار ضعیف
وقتی شما درک درستی از زمانی که دارید نداشته باشید، نمی‌توانید هدف مشخصی را برای تمام کردن کارهایتان در نظر بگیرید. در نتیجه به بهره‌وری و راندمانی که برای خروجی فعالیت‌هایتان مشخص کرده‌اید، نمی‌رسید.
یعنی اگر چند کار مهم برای انجام دادن در یک روز داشته باشید، نمی‌دانید اول باید سراغ کدامشان بروید تا فرصت انجام بقیه را هم داشته باشید و اینطوری خیلی از فرصت‌هایی که می‌توانستند برایتان سوددهی داشته باشند را از دست می‌دهید.
اتلاف وقت
اگر مدیریت درستی از زمان روزمره خود نداشته باشید، ممکن است بخش زیادی از وقت خودتان را در کارهای کم اهمیت تلف کنید و به فعالیت‌های مهمی که دارید نرسید. مثلاً در طول روز مشغول به کار می‌شوید و چون مدیریت زمان ندارید، وسط کارها سراغ چت با دوستان یا سرچ در فضای مجازی می‌روید و کلی از وقتی که باید برای کارهای مهمتری صرف می‌کردید را از دست می‌دهید.
از دستش نده: 10 کتابی که خانم‌ها حتماً باید بخوانند!
عدم کنترل
وقتی نمی‌دانید بعد از کاری که انجام می‌دهید باید سراغ چه کار دیگری بروید، تمرکز و کنترل خود را بر روی فعالیت‌های زندگی از دست می‌دهید و خود را با مشکلات عصبی زیادی مثل نگرانی و استرس زیاد درگیر می‌کنید. همیشه در ذهنتان مرور کنید که خُب الان این کار را انجام دادم، بعد از آن باید بروم سراغِ چه کاری؟
کاهش کیفیت کار
مدیریت زمان نامناسب از کیفیت کارتان هم کم می‌کند. وقتی همه کارها را با هم و با عجله انجام دهید، قطعاً یکسری بی‌دقتی‌هایی در آن به‌وجود می‌آید و ممکن است باعث خرابکاری یا مشکلات بیشتری شود. مطمئنم اگر تا حالا برنامه‌ریزی و مدیریت زمان خوبی نداشته‌اید، این موضوع را بارها و بارها تجربه کرده‌اید.
خلاصه مطلب
مدیریت زمان باعث به وجود آمدن فرصت‌ها و پیشرفت‌های زیادی در زندگی می‌شود. اگر این کار را از روش‌های درست و مناسب آن انجام دهید، خیلی زود به پیشرفت‌های زیادی دست پیدا می‌کنید. همچینین اگر آن را نادیده بگیرید مجبور می‌شوید که فرصت‌های زیادی را از دست بدهید و دیرتر به اهدافتان برسید.
