مشغله‌ها و شلوغی‌های روزمره امروزی باعث شدند که خیلی از افراد نتوانند به موقع به کار‌های دیگری که دوست دارند، برسند و مجبور شوند خیلی از آن‌ها را بیخیال شوند. شاید پیدا کردن راه‌حلی برای انجام این کارها، کمک کند که فرصت رسیدگی به کارهایی که دوست دارید را هم پیدا کنید.
به نظر شما چطور می‌شود با وجود این همه کار و شلوغی، فرصتی برای کارهایی مثل ورزش، مطالعه، تفریح و این‌جور چیزها پیدا کرد؟ راه‌حل پیشنهادی من به شما برنامه‌ریزی است. یک برنامه استاندارد و معقول روزانه به شما کمک می‌کند که بتوانید به موقع به کارهایتان برسید و فرصتی هم برای رسیدگی به خودتان پیدا کنید. در ادامه قصد دارم شما را با 7 تکنیک برای برنامه‌ریزی روزانه آشنا کنم!
چرا به برنامه‌ریزی احتیاج داریم؟
قبل از هر چیز بیایید در مورد این صحبت کنیم که اصلاً چه اتفاقی می‌افتد که آدم‌ها احتیاج به برنامه‌ریزی پیدا می‌کنند؟
بگذارید با یک مثال ساده برایتان توضیح بدهم. فرض کنید شما می‌خواهید به تولد دوستتان بروید، همزمان باید سرکار هم بروید، برای او کادو هم بخرید، خودتان را برای رفتن به مهمانی آماده کنید و به موقع هم به تولد برسید. حتی تصورشم هم استرس به آدم وارد می‌کند؛ نه؟
اگر شما از قبل ندانید که چطور باید کارهایتان را جمع و جور کنید و چطور روال کارهایتان را بچینید که مشکلی پیش نیاید، قطعاً باید از خیر یکی از آن‌ها بگذرید. همین کاری که شما با استفاده از آن مشخص می‌کنید برای هر کدام از این کارهایی که گفتم باید چقدر وقت بگذارید و هر کدام را در چه ساعت و زمانی انجام دهید، اسمش برنامه‌ریزی است. دلیل این که همه شما به برنامه‌ریزی احتیاج دارید، این است که بتوانید به موقع و درست به کارهایتان برسید تا موقعیت‌های مهمی که به آن‌ها احتیاج دارید را از دست ندهید. بجز این، برنامه‌ریزی کمکتان می‌کند تا بتوانید همۀ فعالیت‌هایتان را مدیریت کنید تا در شلوغی روز، چیزی را از قلم نیندازید و خدایی نکرده پشیمانی به بار نیاید.
یه برنامه‌ریزی درست و اصولی میتونه کمک زیادی بهتون بکنه و باعث بشه که شما به همه کارایی که می‌خواین برسین. تازه این طوری کلیم وقت اضافه براتون میمونه که بتونین کارایی که دوس دارینو انجام بدین!
برنامه‌ریزی روزانه چه فوایدی دارد؟
همان‌طور که قبلاً هم گفتم، برنامه‌ریزی روزانه فایده‌های زیادی برای همه ما دارد. حداقل مزیت داشتن یک برنامه‌ریزی اصولی در طول روز، این است که می‌توانید به موقع به همه کارهایتان برسید؛ بدون این که نگران داشتن فرصت کافی برای انجامشان باشید. بگذارید چند تا از فایده‌های برنامه‌ریزی روزانه را برایتان معرفی کنم تا بدانید چرا اصرار دارم که همه آدم‌ها به برنامه‌ریزی روزانه احتیاج دارند.
- برنامه‌ریزی کمک می‌کند که اهدافتان را خیلی واضح و مشخص شناسایی کنید؛
- برنامه روزانه به شما می‌گوید که چه کاری را بهتر است چه زمانی انجام دهید، تا نتیجه‌ای که می‌خواهید را بدست آورید؛
- برنامه‌ریزی به کارهایتان هدف می‌دهد و انگیزه‌تان را چند برابر می‌کند؛
- برنامه‌ریزی اصولی نشان می‌دهد که شما برای انجام به موقع کارها و رسیدن به اهدافتان، باید چه کارهایی را انجام دهید و بیخیالِ چه کارهایی شوید؛
- برنامه‌ریزی روزانه کمک می‌کند تا متوجه شوید باید چطور از افراد و منابعی که دارید استفاده کنید تا بهترین نتیجه را از آن‌ها بگیرید؛
- و در آخر برنامه‌ریزی کمک می‌کند تا کارهایتان را درست ارزیابی کنید.
پیشنهاد کتاب: پیشنهاد می‌کنم کتاب "آماده برای هر کاری" از دیوید آلن را از دست ندهید.
اصول برنامه‌ریزی روزانه
ممکن است هر کسی بتواند با توجه به شرایطی که دارد، برنامه‌ریزی مشخصی برای کارهایی که در طول روز انجام می‌دهد، داشته باشد؛ امّا هیچ تضمینی وجود ندارد که نتیجه درست و تاثیرگذاری کسب کند. چرا؟ چون ممکن است این برنامه‌ای که چیده شده، خیلی اصولی نباشد.
هر برنامه‌ریزی روزانه که انجام می‌شود، اصول و استاندارد‌هایی دارد که باید طبق آن‌ها آماده شود. رعایت این استاندارد‌ها به شما کمک می‌کند تا تحت هر شرایطی و برای هر فعالیتی بتوانید بهترین برنامه را ارائه دهید و موثرترین نتیجه‌ها را از آن بگیرید. دلیل این موضوع که اسم این چند اصل مربوط به برنامه‌ریزی روزانه را تکنیک گذاشته‌ام، این است که تمامی آن‌ها بر اساس روش‌های تخصصی و تحقیق شده‌ای ارائه می‌شوند و پایه و اساس علمی دارند.
خُب تکنیک‌هایی که برای برنامه‌ریزی وجود دارند، شامل موارد زیر می‌شوند:
1) کارهایتان را اولویت‌بندی کنید
برای برنامه‌ریزی، یک استاندارد کلی وجود دارد که اکثراً به اسم قانون 80/20 آن را می‌شناسند. طبق این قانون، همۀ کارهایی که شما قرار است در طول روز انجام دهید، اهمیت یکسانی ندارند. ساده‌ترش این می‌شود که همیشه یک‌سِری از کارها هستند که مهم‌ترند و اولویت بالاتری نسبت به بقیه دارند.
در برنامه‌ریزی که قرار است داشته باشید، مشخص کنید که کدام کارها ضروری‌تر هستند و باید اول از همه انجام شوند. من یک روش ساده به شما پیشنهاد می‌کنم؛ لیست کارهایی که قرار است در طول روز یا هفته انجام دهید را به صورت پشت سر هم بنویسید. بعد از این که این لیست تکمیل شد، جلوی کارها با علامت یا عدد نشانه‌گذاری کنید. مثلاً کار‌های ضروری را با عدد 1 و کار‌های با اولویت کمتر را با اعداد دیگر مثل 2 و 3 علامت‌گذاری کنید.
اینطوری می‌توانید متوجه شوید که کدام کارها اولویت بیشتری دارند و ابید بیشترین وقت خود را در طول روز برای آن‌ها بگذارید.
2) زمان‌بندی‌ها را مشخص کنید
کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید، شرایط مختلفی دارند. یعنی شما برای انجام هر کدام از آن‌ها، باید یک تایم مشخصی را در نظر بگیرید. این زمان تعیین شده ممکن است برای یک کاری زیاد و کار دیگری کم باشد. بنابراین بهتر است بعد از تهیۀ لیست کار‌های روزانه‌تان، مشخص کنید که هر کدام از کارهایی که قرار است انجام دهید، چقدر از وقتتان را می‌گیرد.
مسئله مهم در این مرحله که باید به آن توجه داشته باشید، این است که این زمان‌بندی‌ها باید کاملاً معقول و منطقی در نظر گرفته شوند تا مشکلی برای اولویت‌بندی بعدی پیش نیاید. وقتی تایم مشخصی برای کارهایتان داشته باشید، متوجه می‌شوید در طول روز می‌توانید به چند تا از کارهایتان برسید و چند‌تای دیگر را باید برای روز‌های دیگر بگذارید.
از دستش نده: وابی سابی چیست؟
3) ضروریات را مشخص کنید
شاید فکر کنید که این همان مرحله اولویت بندی است، ولی نه! کارهایی که در لیست خود دارید به دو دسته اولویت بالا و معمولی تقسیم می‌شوند. این وسط یک سِری از کارها هستند که یکهو پیش می‌آیند و حتماً باید در زمان و روز مشخص شده انجام شوند. این کارها که معمولاً آن‌ها را به اسم فورس‌ماژور می‌شناسیم، اکثر شماها را تحت فشار می‌گذارند و نرسیدن به موقع به تکمیل آن‌ها، ممکن است برنامه کل روزتان را به هم بریزد. بنابراین بهتر است یک جا‌هایی از برنامه روزانه‌تان را برای انجام این کارها خالی بگذارید تا در صورت پیش آمدن، مشکلی برای انجام آن‌ها نداشته باشید.
4) فضای صفر را پر کنید
در اصول برنامه‌ریزی یک اصطلاحی وجود دارد به نام فضای صفر یا سفید. یعنی بعضی اوقات شرایطی پیش می‌آید که شما برنامه‌ریزی خود را انجام داده‌اید و لیست کار‌های روزانه‌تان را هم مشخص کرده‌اید؛ حالا ساعت‌هایی از روزتان خالی مانده که کاری برای انجام دادن ندارید. این قانون می‌گوید که این زمان‌های باقی مانده هم حتماً باید با انجام کارهایی - هر چقدر هم که سطحی باشند - پر شوند. چون زمان و عمر همه ما اهمیت زیادی دارد و نباید بخاطر تنبلی یا بی‌برنامگی به بطالت بگذرد.
از دستش نده: چطور خجالتی بودن را کنار بگذاریم؟
5) برنامه‌ریزی را تبدیل به عادت کنید
نظری که من در مورد عادت‌های افراد دارم، این است که رفتاری که تبدیل به عادت شود، می‌تواند تاثیرات زیادی در زندگی آدم‌ها داشته باشد. افرادی هستند که بعضی از کارها را بخاطر شرایطی که دارند باید به صورت روزمره انجام دهند، امّا نه از روی عادت! ولی بعضی دیگر از کارها هم هستند که ممکن است از قبل صحبتی درباره انجام آن‌ها نشده باشد، ولی از روی عادت انجام می‌شوند.
وقتی شما با تکرار، داشتن برنامه‌ریزی روزانه را تبدیل به عادت کنید، تبدیل به آدم منظم و حرفه‌ای می‌شوید که تمام کار‌هایش را طبق اصول و برنامه مشخصی انجام می‌دهد. اینطوری دیگر هیچ فرصتی را از دست نمی‌دهید و همه کار‌های مهم را به موقع و سروقت انجام می‌دهید.
پست اینستاگرام: اینجوری به ورزش عادت کن
6) برنامه فردا را امروز بچینید
خیلی از کارهایی که قرار است در طول روز با آن‌ها سر و کار داشته باشید، مشخص هستند. درواقع اگر قرار است برای فردا فعالیت‌هایی داشته باشید، تقریباً از روز قبل از همه آن‌ها باخبر هستید. برای همین بهتر است برنامه‌ریزی روز بعد را یک روز جلوتر بچینید. اینطوری هم فرصت کافی برای فکر کردن و اولویت‌بندی دارید و هم زمان هدر رفته‌ای نخواهید داشت.
اگر قرار باشد همان روز که می‌خواهید کارهایتان را انجام دهید، برنامه روزانه‌تان را بچینید، ممکن است وقتتان حسابی تلف شود. تا به خود بجنبید و فکر کنید که امروز چه کاری ضروری است و چه کاری نه، حداقل یک ساعت از روز را از دست داده‌اید؛ بنابراین بهتر است تا فرصت دارید، یک روز جلوتر برنامه روزانه‌تان را مشخص کنید تا اگر هم احتیاج به تغییر بود، بتوانید به موقع اولویت‌ها را عوض کنید تا فرصت‌هایتان را از دست ندهید.
خلاصه مطلب
تعداد کارهایی که قرار است در یک روز انجام دهید، ممکن است بیشتر از چیزی باشد که تصورش را داشته‌اید. در این شرایط این فکر به ذهنتان می‌رسد که شاید از پس انجام همه‌شان برنیایم، امّا داشتن یک برنامه‌ریزی روزانه اصولی و استاندارد، به شما کمک می‌کند که این فکر را از خودتان دور کنید و درست و به موقع به همه کارهایی که دارید، برسید.
شما از تجربه برنامه‌ریزیتون بگین؛ چه کارایی کردین و چه نتایجی گرفتین؟
